MAKALAH MANAJEMEN TATA USAHA SEKOLAH / MANAJEMEN TU / MANAJEMEN PENDIDIKAN

MANAJEMEN TATA USAHA

MAKALAH

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah

“Manajemen Pendidikan”

PENDIDIKAN GURU MADRASAH IBTIDAIYAH (PGMI)

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN (FTIK)

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)

TULUNGAGUNG

MARET 2015

KATA PENGANTAR

            Alhamdulillah, bahwa hanya dengan petunjuk dan hidayah-Nya penulisan makalah ini dapat terselesaikan dan sampai di hadapan para pembaca yang berbahagia. Semoga kiranya membawa manfaat yang sebesar-besarnya dan memberikan sumbangan yang berarti bagi pendidikan pada masa sekarang dan yang akan datang. 

            Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw. Yang telah membawa kita ke dunia yang penuh dengan kedamaian.

            Dengan terselesaikannya pembuatan makalah ini penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada:

1.    Bapak Dr. Maftukhin, M.Ag selaku rektor IAIN Tulungagung yang telah memberi izin kepada penyusun untuk mengumpulkan data sebagai penyusun makalah ini.

2.    Dr. H.Muwahid Shulhan, M.Ag. selaku dosen pengampu yang telah memberikan pengarahan dan koreksi sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan.

3.    Teman-teman semuanya yang telah memberikan motivasinya serta semua pihak yang telah membantu terselesainya penyusun makalah ini.

Sebagaimana pepatah yang menyatakan tiada gading yang tak retak, maka penulisan makalah inipun tentunya banyak dijumpai kekurangan dan kelemahannya. Untuk itu kami mohon maaf yang sebesar-besarnya dan mengharap tegur sapa serta saran-saran penyempurnaan, agar kekurangan dan kelemahan yang ada tidak sampai mengurangi nilai dan manfaat bagi pengembangan studi Islam pada umumnya.

Tulungagung, 16 Mei 2015

Penyusun

DAFTAR ISI

COVER...................................................................................................        i

KATA PENGANTAR............................................................................        ii

DAFTAR ISI..........................................................................................        iii

BAB I PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang Masalah...................................................................        1

B.       Rumusan Masalah............................................................................        1

C.       Tujuan Pembahasan Masalah............................................................        2

D.      Batasan Masalah...............................................................................        2

BAB II PEMBAHASAN

A.      pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.............................        3

B.       Jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah…       3

C.       Surat dan kepengurusannya………………………………………........             7

D.      Kegiatan ketatausahaan yang lain…………………………………        9

BAB III PENUTUP

A.      Kesimpulan.......................................................................................        11

B.       Saran.................................................................................................        12

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………….       13

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan.

Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.

B.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas kami simpulkan beberapa rumusan masalah yaitu :

1.       Bagaimana pengertian administrasi ketatausahaan yang ada disekolah?

2.      Apa saja jenis-jenis dan tugas ketatausahaan disekolah ?

3.      Bagaimana surat dan kepengurusannya ?

4.      Bagaimana kegiatan ketatausahaan yang lain ?

C.     Tujuan Pembatasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang diperoleh, adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1.    Mengetahui pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.

2.    Mengetahui jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.

3.    Mengetahui surat dan kepengurusannya.

4.    Mengetahui kegiatan ketatausahaan yang lain.

D.    Batasan Masalah

Adapun permasalahan yang dibahas dalam proses penyusunan makalah ini adalah tentang manajemen ketatausahaan . Untuk memberikan kejelasan materi dan menghindari meluasnya pembahasan, maka pembahasan dibatasi pada :

1.      Pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.

2.      Jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.

3.      Surat dan kepengurusannya.

4.      Kegiatan ketatausahaan yang lain.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.

Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-nota yang tertulis atau tercetak.

Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

B.     Jenis-Jenis Kegiatan Dan Tugas-Tugas Ketatausahaan

1.      Jenis – jenis kegiatan ketatausahaan.

Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

a.       Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Kurikulum

Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha

b.      Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Siswa.

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:

a)      Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).

b)      Mengisi buku induk dan buku klaper.

c)      Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.

d)     Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.

e)      Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.

f)        Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.

c.       Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Personil.

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:

a)      Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.

b)      Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.

c)      Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.

d)     Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.

e)      Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administratif.

f)       Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.

d.      Kegiatan Yang Mengenai Penataan Inventaris Sekolah

a)      Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan

b)      Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan), disingkirkan.

e.       Kegiatan Yang Menunjang Penataan Keuangan.

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.

f.       Kegiatan Yang Mengenai Pekerjaan Surat-Menyurat.

Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.

g.      Kegiatan Yang Menunjang Manajemen Sarana

Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan.[1]

2.       Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha)

Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka, dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing. Sementara aktivitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerjasama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan hubungan masyarakat (sumber:hasil rapat Kepala Tata Usaha Bogor :1996).

Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu:
a. Menulis surat
b. Membaca
c. Menyalin (menggandakan)
d. Menghitung
e. Memeriksa
f. Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g. Menyimpan dan menyusun indeks
h. Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)[2]

C.     Surat dan Kepengurusannya

1.      Jenis-jenis Surat

Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah:

a.    Surat Dinas

b.     Nota Dinas

c.     Memorandum (memo)

d.    Surat pengantar.

e.     Surat kawat

f.      Surat edaran

g.     Surat Undangan

h.     Surat Keputusan

2.      Pengurusan Surat

Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas perhimpunan (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip.

a.              Penerima surat bertugas :

a)      Menerima surat

b)      Menerima jumlah dan alamat surat.

c)      Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.

d)     Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta “kesahan” surat.

e)      Meneruskan kepada penyortir surat

b.              Penyortir surat bertugas

a)      Menerima surat masuk.

b)      Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.

c)      Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.

d)     Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.

e)      Meneliti lampiran surat.

f)       Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.

g)      Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

c.              Mencatat surat bertugas:

a)      Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti

b)      Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia.

c)      Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.

d.             Pengarah bertugas:

a)      Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.

b)      Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan memulai petugas tata usha sekolah.

c)      Menyimpan arsip kendali 1 lembar.

e.              Pengolah bertugas:

a)      Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi kepada lembar disposisi yang telah tersedia.

b)      Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya.

f.               Penata arsip bertugas :

a)      Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan klasifikai yang berlaku.

b)      Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.

c)      Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan pada bagian arsip.[3]

D.    Ketatausahaan Yang Lain

Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.

1.      Daftar Hadir Pegawai

Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administrative

2.      Buku Piket

Selain buku daftar hadir, perlu juga disekolah disediakan buku piket. Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian – demi kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yanga bekerja di sekolh itu dan terutama oleh Kepala Sekolah.

3.      Buku Notulen Rapat Sekolah
          Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. [4]

BAB III

PENUTUP

A.   Kesimpulan

1.      Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

2.      Jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan:
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.
d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
e. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.
g. Kegitan yang menunjang manajemen sarana.

3.      Berdasarkan surat dan kepengurusannya, surat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu :
a. Surat dinas
b. Nota dinas
c. Memorandum (memo)
d. Surat pengantar
e. Surat kawat (telegram)
f. Surat edaran
g. Surat undangan
h. Surat keputusan
i. Instruksi
j. Surat tugas
k. Pengumuman

4.      Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.
a. Daftar Hadir Pegawai
b. Buku Piket
c. Buku Notulen Rapat Sekolah

B.       Saran

1.      Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan yang berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik.

2.      Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas-tugas ketatausahaan.

 DAFTAR  PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2008 . Manajemen Pendidikan. (Yogyakarta : Aditya Media Yogyakarta)

Anwar, Moch. Idochi. 2004. Administrasi Pendidikan dan Majemen Biaya Pendidikan, (Bandung : Alfabeta)

Ilhamiani, Sulaimani.  Manajemen Tata Usaha.  dalam http://sulaimanilhmiana.blogspot.com/2013/04/manajemen-tata-usaha.html diakses pada 14 April 2015 pukul 16.30 WIB

Gibran. Contoh Makalah Administrasi Pendidikan. dalam http://gibranngeblues-indonesiafresh.blogspot.com/2011/10/contoh-makalah-administrasi-pendidikan.html diakses tanggal 14 April 2014 pukul 16.30 WIB.

---

[1] Suharsimi Arikunto, Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta : Aditya Media Yogyakarta, 2008), hal.341-346

[2] Sulaimani Ilhamiani,  Manajemen Tata Usaha, dalam http://sulaimanilhmiana.blogspot.com/2013/04/manajemen-tata-usaha.html diakses pada 14 April 2015 pukul 16.30 WIB

[3] Moch. Idochi Anwar, Administrasi Pendidikan dan Majemen Biaya Pendidikan, (Bandung : Alfabeta, 2004), hal 119

[4] Gibran, Contoh Makalah Administrasi Pendidikan, dalam http://gibranngeblues-indonesiafresh.blogspot.com/2011/10/contoh-makalah-administrasi-pendidikan.html diakses tanggal 14 April 2014 pukul 16.30 WIB.